A IMPORTÂNCIA DA TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL COMO INSTRUMENTO DE GESTÃO DOCUMENTAL

NARCIZO MATTIUZZI DA COSTA JUNIOR

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Resumo

DOI

10.29327/138873.1-5

Título do Trabalho

A IMPORTÂNCIA DA TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL COMO INSTRUMENTO DE GESTÃO DOCUMENTAL

Autores

NARCIZO MATTIUZZI DA COSTA JUNIOR

Modalidade

Comunicação

Área temática

1. Sistemas de gestão de arquivos

Data de Publicação

21/06/2021

País da Publicação

Brasil

Idioma da Publicação

Português

Página do Trabalho

https://www.even3.com.br/anais/simposiointernacionaldearquivos/283620-a-importancia-da-tabela-de-temporalidade-documental-como-instrumento-de-gestao-documental

ISBN

978-65-991726-4-9

Palavras-Chave

Tabela de Temporalidade Documental, Comissão de Avaliação, Instrumento de Gestão Documental, Arquivo, Avaliação

Resumo

A ideia de estudar as Tabelas de Temporalidade Documental surgiu em 2013 durante a preparação do curso e treinamento de Gestão Documental que até hoje é ministrado na Escola de Governo de Guarulhos. Esse tema é pesquisado por nós há alguns anos e foi motivado pelos graves problemas encontrados nas Tabelas pesquisadas. Neste trabalho passaremos por pontos fundamentais que jogarão luz à importância da preparação da Tabela de Temporalidade Documental, tais como fundamentos legais, leis e decretos. Além disso, destacamos a importância da Comissão de Avaliação Documental, suas atribuições determinadas legalmente e o que, na realidade, acaba acontecendo. Apontamos os resultados da atuação das Comissões não comprometidas, refletidos nas Tabelas de Temporalidade. A Tabela de Temporalidade é um importante instrumento de gestão, mas para que essa premissa se confirme, é necessário que o trabalho antecedente, de Avaliação Documental, seja feito com critérios, conhecimentos técnicos e, principalmente, comprometimento. A escolha dos participantes para as comissões é fundamental. A simplista “convocação” feita pelo gestor para participar da comissão não é aconselhável. O participante deve ter interesse pelo trabalho, mas isto não quer dizer que ele tenha competência, e na maioria das vezes tem apenas boa vontade, e por esse motivo deve ser devidamente capacitado. Ademais, buscamos ainda no trabalho aprofundar discussões sobre as Tabelas de Temporalidade, explicando seu conceito e funções. Como exemplo utilizamos uma tabela com 13 colunas, representada por uma imagem, e abordamos com clareza os prazos de guarda e a teoria das 3 idades, explicando a relação entre eles. Refletimos também sobre as problemáticas de uma Avaliação Documental feita por uma comissão não comprometida e apontamos os problemas encontrados nas tabelas, como as confusões do prazo de vigência com ausência de registro no Arquivo corrente - na coluna do Destino está registrado “eliminar” e no entanto encontramos na coluna de Guarda Permanente a expressão “Guardar a Totalidade”. Como guardar se o documento “foi” Eliminado? Existem tabelas com equívocos recorrentes, o que permite pensarmos que durante a elaboração foram utilizados o recurso de “recorta e cola”, sem nenhum critério ou cuidado nas avaliações realizadas. E ainda, o tamanho das Tabelas de Temporalidade Documental e a quantidade de séries documentais presentes em algumas delas. Por fim, pretende-se demonstrar a importância de uma tabela bem feita, com registros confiáveis e prontos para uma boa pesquisa. É importante não confundir os consulentes, deixando claro os motivos pelo qual o Prazo de Guarda e o Destino do documento, apontados na tabela, representam o resultado de uma boa avaliação.

Título do Evento: Simpósio Internacional de Arquivos
Título dos Anais do Evento: Arquivo, Documento e Informação em Cenários Híbridos: anais do Simpósio Internacional de Arquivos
Nome da Editora: Even3
Meio de Divulgação: Meio Digital
DOI

Como citar

JUNIOR, NARCIZO MATTIUZZI DA COSTA. A IMPORTÂNCIA DA TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL COMO INSTRUMENTO DE GESTÃO DOCUMENTAL.. In: Arquivo, documento e informação em cenários híbridos: anais do Simpósio Internacional de Arquivos. Anais...Sao Paulo(SP) Eventus, 8, 2021. Disponível em: https//www.even3.com.br/anais/simposiointernacionaldearquivos/283620-A-IMPORTANCIA-DA-TABELA-DE-TEMPORALIDADE-DOCUMENTAL-COMO-INSTRUMENTO-DE-GESTAO-DOCUMENTAL. Acesso em: 15/09/2024