APRIMORAMENTO DA GESTÃO DOCUMENTAL NO ESTADO DE SÃO PAULO: UMA PROPOSTA DE PADRONIZAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS PELO MAPEAMENTO DE DOCUMENTOS COMPOSTOS

Valeria Rodrigues dos Santos; Maria Geruseneide Silva de Jesus

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Título do Trabalho

APRIMORAMENTO DA GESTÃO DOCUMENTAL NO ESTADO DE SÃO PAULO: UMA PROPOSTA DE PADRONIZAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS PELO MAPEAMENTO DE DOCUMENTOS COMPOSTOS

Autores

Valeria Rodrigues dos Santos
Maria Geruseneide Silva de Jesus

Modalidade

Comunicação

Área temática

5. Tipologia documental

Data de Publicação

21/06/2021

País da Publicação

Brasil

Idioma da Publicação

Português

Página do Trabalho

https://www.even3.com.br/anais/simposiointernacionaldearquivos/289744-aprimoramento-da-gestao-documental-no-estado-de-sao-paulo--uma-proposta-de-padronizacao-de-documentos-digitais-pe

ISBN

978-65-991726-4-9

Palavras-Chave

gestão documental, mapeamento, tipologia, digital.

Resumo

O presente artigo tem por objetivo apresentar o trabalho que está sendo desenvolvido para aprimoramento da gestão documental no Governo do Estado de São Paulo, que compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediaria, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, propiciando assim melhores práticas e a utilização dos recursos disponíveis com eficiência, eficácia e efetividade. Com a necessidade de aperfeiçoar a gestão documental, racionalizar e otimizar os recursos públicos disponíveis, reduzindo/eliminando gradualmente o trâmite de papel, assim como buscando a desburocratização e a transparência, foi desenvolvido o Programa SP Sem Papel, instituído pelo Decreto nº 64.355/2019, para a produção, tramitação, gestão e controle de processos / documentos digitais no âmbito da Administração Estadual e no seu relacionamento com as Prefeituras e a Assembleia Legislativa. Com a edição da Portaria UAPESP/SAESP 2, de 4 de dezembro de 2018, que estabeleceu os procedimentos para orientar a modelagem de documentos digitais, o Arquivo Público do Estado de São Paulo está padronizando regras e o fluxo de trabalho. Neste sentido, estão sendo mapeados os documentos compostos que serão contemplados no Programa SP Sem Papel, sendo uma etapa que antecede a modelagem. O mapeamento de documentos configura-se em identificar a sequência lógica das atividades e da produção, da constituição e do fluxo dos documentos. Os documentos compostos, são os documentos que ao longo de sua trajetória acumulam vários documentos simples. Exemplo: processo, prontuário, expediente e dossiê, os quais estão identificados no Plano de Classificação de Documentos e na Tabela de Temporariedade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividade-Meio e na Atividade-fim, de cada órgão ou entidade. Para o desenvolvimento da atividade de mapeamento de documentos, no contexto da Administração Pública do Estado de São Paulo, identificamos a série documental a ser mapeada. Em seguida, juntamente com os órgãos e entidades, com a participação das Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA e funcionários das unidades executores, realizamos o levantamento das informações por meio de entrevistas, reuniões, questionários, análise de documentos, legislação, bem como o preenchimento de planilha que detalha o passo a passo do documento. Entre as informações levantadas, destacamos a identificação da tipologia documental, que corresponde à divisão de espécie, que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à formula, natureza de conteúdo ou técnica de registro. Portanto é um elemento chave na estruturação de padrões para a organização dos documentos elaborados, pois identifica o suporte, a forma, o formato, o gênero e a espécie. Verificamos que o mapeamento de documentos constata gargalos e atividades dispensáveis, define responsabilidades, minimiza erros e retrabalho, traz celeridade e produtividade. Considera-se que os servidores/funcionários e a sociedade paulista conseguiram um benefício incalculável, com a inovação de possuir os processos administrativos digitais, no tocante que, possibilita assegurar a proteção da autoria e da autenticidade, facilita o manuseio e o rastreamento, agiliza recuperar a informação, traz transparências as ações e contribui para a tomada de decisões, elimina problemas com incêndio, extravio, viabiliza economicidade, maior eficácia e sustentabilidade ambiental.

Título do Evento: Simpósio Internacional de Arquivos
Título dos Anais do Evento: Arquivo, Documento e Informação em Cenários Híbridos: anais do Simpósio Internacional de Arquivos
Nome da Editora: Even3
Meio de Divulgação: Meio Digital

Como citar

SANTOS, Valeria Rodrigues dos; JESUS, Maria Geruseneide Silva de. APRIMORAMENTO DA GESTÃO DOCUMENTAL NO ESTADO DE SÃO PAULO: UMA PROPOSTA DE PADRONIZAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS PELO MAPEAMENTO DE DOCUMENTOS COMPOSTOS.. In: Arquivo, documento e informação em cenários híbridos: anais do Simpósio Internacional de Arquivos. Anais...Sao Paulo(SP) Eventus, 8, 2021. Disponível em: https//www.even3.com.br/anais/simposiointernacionaldearquivos/289744-APRIMORAMENTO-DA-GESTAO-DOCUMENTAL-NO-ESTADO-DE-SAO-PAULO--UMA-PROPOSTA-DE-PADRONIZACAO-DE-DOCUMENTOS-DIGITAIS-PE. Acesso em: 10/03/2025